Ziel der Beschaffung ist ein Archivfachinformationssystem (AFIS) mit integriertem digitalen Langzeitarchiv (dLZA). - Ein AFIS ist eine spezialisierte Softwarelösung, die Archive bei allen archivfachlichen Aufgaben unterstützt. Es dient dazu, analoge und digitale Aufzeichnungen systematisch zu übernehmen, sie zu erschließen und zu verwalten, dauerhaft zu erhalten, für die Nutzung bereitzustellen und die Digitalisierung wie auch Maßnahmen zur Bestandserhaltung zu begleiten (vgl. Bayerisches Archivgesetz, Art. 2 und Art. 6). Das AFIS bildet die technische Grundlage für die Organisation, Strukturierung und Recherche von Archivgut und sorgt dafür, dass Informationen dauerhaft nutzbar, auffindbar und referenzierbar sind. - Das dLZA dient als eine Art „Digitales Magazin“ dazu, digitale Aufzeichnungen (im Nachgang digitalisiert oder bereits digital entstanden) in einem technischen System dauerhaft authentisch und integer aufzubewahren, um sie nutzbar und lesbar zu halten.